経理実務のペーパーレス化の推進を目的として、「電子帳簿保存法」が、大きく改正されました。新しい「電子帳簿保存法」は、日常的なメール等での電子取引を含め、規模を問わず「すべての企業」に影響を与える内容となっています。
今回は、令和5年税制改正大綱の改正内容も含めて、電子保存の対象となる「3つのケース」をご紹介し、実務上重要なポイントを中心に解説します。

 

1. 改正内容・経過措置は？

 

（１） 電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算関係書類、取引関係書類（契約書や請求書等）の電子保存要件等を定めた法律です。令和4年１月１日より改正され、さらに、令和5年税制改正大綱で大きく緩和されています。

 

（２） 主な改正内容

原則、電子取引データの紙媒体での保存不可	原則として、2024年1月以降、電子取引で受領したデータは、電子での保存が義務付け （一定要件満たす場合、猶予期間あり、令和5年税制改正大綱）。
税務署長による事前承認制度の廃止	帳簿等の電子保存や、紙媒体で受領した取引書類のスキャナ保存につき、税務署の事前承認が不要
タイムスタンプ要件の緩和	● タイムスタンプの付与期間は、受領後、概ね２カ月と７営業日以内に緩和 ● スキャナ読取時の国税関係書類への自署が不要。 ● 電子データを訂正又は削除を行った場合に、クラウド等において、入力期間内に保存したことが確認できる場合は、タイムスタンプ不要 ●解像度・階調情報・大きさ情報の保存要件、スキャナ保存「入力者等」に関する情報の確認要件は廃止（令和5年税制改正大綱）
検索要件の緩和	●一定要件を満たす場合は、検索要件不要（令和5年税制改正大綱） ● 記録項目は「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定。 ● 範囲指定及び項目を組み合わせて検索機能の確保は不要（電磁的記録のダウンロードに応じる場合）
適正事務処理要件の廃止	● 定期的な検査や、相互牽制等の「適正事務処理要件」が廃止され、原本書類の廃棄も可能に変更。
罰則措置の整備	● 電子保存やスキャナ保存に隠蔽仮装事実があった場合、重加算税（10％）を加重。

 

（３） 経過措置

改正後の電子帳簿保存法は、会社規模に関わらず、メール等を通じて受領した取引書類は、原則として、紙媒体での保管が認められなくなる点が含まれており、実務へのインパクトが大きな内容となっています。その関係で、実務上の混乱を避けるため、書面保存の廃止については、2023年12月31日までの宥恕期間及び2024年1月以降も、一定要件を満たす場合は「猶予規定」が設けられています。
 

2. 電子保存の対象となる3つのケース

電子帳簿の保存には、以下の3つパターンがあります。
 

		対象書類	作成者	具体例	適用有無
①	電子帳簿・取引関係書類の保存	帳簿・決算書	自ら作成	決算書・仕訳帳・総勘定元帳など	任意適用
		取引関係書類	自ら作成	見積書・契約書・請求書・領収書等
②	スキャナ保存	取引関係書類（紙）	自分or相手から受領
③	電子取引データ保存	電子書類	相手から受領	電子メール・インターネットDL取引・クラウド取引・画面のスクショ・クレジットカード利用明細、スマホアプリ決済データ等	強制適用（一定要件満たせば猶予期間あり）

自社で作成した書類は電子データで保管することを選択できることになりますが、外部より電子データを受領した場合には、その受領データの保管が義務付けられました（ただし、一定要件を満たせば、猶予規定があります）。
 

3. 電子帳簿・取引書類等の保存（任意適用）

自らPCで作成した帳簿や書類につき、一定要件を満たせば、電子保管することができます。
 

（１） 対象

対象は、国税関係帳簿（仕訳帳や総勘定元帳など）や決算関係書類（BS,PLなど）、自社がPCで作成して発行する取引関連書類（契約書・売上請求書・納品書・領収書など）です。
 

（２） 要件

複式簿記で記録され、下記の要件を満たす場合は、プリントアウトせずに、作成した電子データのまま保存することが可能です（課税期間途中から適用は不可）。

要件	内容
システム関係書類の備付（マニュアル等）	データ作成ソフト等のマニュアル書類の備え付け
見読可能装置の備付け等	PC等を事務所に設置し、データを閲覧できればOK
ダウンロードの求めに応じること	税務調査等で、電磁記録のダウンロードの求めに応じればOK（※）
電子帳簿	すべての書類が、「優良帳簿」の場合
取引関係書類	取引年月日・取引金額・取引先により検索でき、日付又は範範囲指定により検索できる場合

（※）以下の場合は、当該要件は不要となります
 

（３） 「優良な電子帳簿」の創設

電子保存の要件ではありませんが、上記の「電子保存の要件」に加えて、下記の要件を満たす場合は、「優良な電子帳簿」に認定されます。「優良な電子帳簿」の場合、事前に税務署に届け出することにより、過少申告加算税が5％に軽減されます（通常は10～15％）。
 

	内容
訂正・削除・追加の事実や内容を確認できるシステムを使用	データの保存だけではなく、訂正履歴の残るシステムのため、システム導入が必要。
帳簿間での記録事項の相互関連性の確保	電子化した帳簿の記録と、関連する他の帳簿の記録間で相互にその関連性を確認できること。
検索機能の確保	３つの情報（取引年月日、取引金額、取引先）で検索できる状態にしておく。実務上は、専用ソフトで機能を揃えるか、保存するファイル名に、上記３つの情報を入力することで対応。

 
（※）令和5年税制改正大綱
優良な電子帳簿の範囲が明確になりました。下記の帳簿すべてにつき、優良な電子帳簿の要件を満たす場合、軽減措置があります。

 

4. スキャナ保存（任意適用）

自社で作成、または他社から紙媒体で受領した取引関係書類は、スキャンしたり、スマートフォン等で撮影したりした画像により、電子保管を選択することができます。
 

（１） 対象

紙で作成された取引関係書類です。帳簿や決算関係書類は対象になりません。
 

（２） 要件

重要書類・一般書類に区分され、それぞれで要件が異なります。
 

重要書類	資金や物の流れに直結・連動する書類 ⇒　契約書、領収書、請求書、納品書、輸出証明書など
一般書類	資金や物の流れに直結・連動しない書類 ⇒　見積書、注文書、検収書など

 

要件	内容	重要	一般
入力期間の制限	通常の期間（2か月）経過後、おおむね7日以内。	〇	適時
一定水準以上の解像度	200dpi以上	〇	〇
カラー画像による読み取り	赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上	〇	※
タイムスタンプ付与	訂正削除履歴の残るクラウドサーバーに保存している場合は、タイムスタンプ不要。	〇	〇
バージョンの管理	国税関連書類の電子データの訂正or削除の事実・内容の確認	〇	〇
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持	国税関係書類とそれに対応する帳簿との間で相互にその関連性を確認可能	〇	－
見読可能装置の備付	PC等を事務所に設置し、データを閲覧できればOK（カラー対応PC/カラープリンタ）	〇	※
整然・明細出力	整然とした形式や4ポイント以上の大きさの文字を認識できる。速やかに検索し出力可能	〇	〇
システム関係書類の備付（マニュアル等）	スキャナ保存ソフトのマニュアル等を備え付け。	〇	〇
検索機能の確保	ファイル名に取引年月日、取引金額、取引先の3項目を入力。日付や金額指定で検索可能。	〇	〇

（※）グレースケールでの保存OK。この場合は、ディスプレイ等は、カラー対応である必要はない

（※）令和5年税制改正大綱

①	解像度・階調情報・大きさ情報の保存要件、スキャナ保存「入力者等」に関する情報の確認要件は廃止（電帳法規則第２条6項2号ハ、第２条6項3号の廃止）
②	一般書類の相互関連性の確認要件は廃止。相互関連性確認が必要な書類は重要書類のみとなり、見積書、注文書等の一般書類は相互関連性の確認は不要（電帳法規則第２条６項４号改正）。

 

（３） 過去分重要書類は？

なお、電子帳簿保存対応を開始する前に作成、受領した過去分重要書類についても税務署へ届け出を行えば、スキャナ保存が認められます。届出書の記載内容は若干細かいですが、過去分も対応することで、過去の大量の請求書の廃棄が可能となります。
 

5. 電子取引データ保存（強制適用）

電子取引（メールやチャットツールなど）を通じて受領した取引関係書類は、PDFなどの電子データとして保存することが義務付けられました。
 

（１） 対象

● メールで受領、Web上でダウンロードした取引関係書類（請求書や領収書PDFなど）
● クラウドサービスを利用した電子請求書・領収書
● クレジットカード利用明細データ、交通系ICカードの支払データ、スマホアプリの決済データ等
● 画面のスクリーンショットなども含まれます。
 

（２） 要件

保存にあたっては検証可能性を担保するため、以下の要件を満たす必要があります（真実性・可視性）
 

要件	内容
システム関係書類の備付（マニュアル等）	自社開発のプログラムを使用する場合のみ
見読可能装置の備付け等	PC等を事務所に設置し、データを閲覧できればOK
検索機能の確保	３つの情報（取引年月日、取引金額、取引先）で検索できる状態にしておく。実務上は、専用ソフトで機能を揃えるか、保存するファイル名に、上記３つの情報を入力することで対応。（※１）
データの真実性を担保する措置	次のいずれかの措置を行う ① タイムスタンプが付されたデータを受け取る ② データに速やかにタイムスタンプを付す（※２） ③ データの訂正・削除の記録が残るシステム又は訂正・削除ができないシステムを利用 ④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

 
（※１）令和5年税改正大綱により、以下の対象者は、検索要件が不要となる改正が行われております。

売上高5,000万円以下の納税者	すべての場合、検索要件不要
売上高5,000万円超の納税者	取引年月日、その他の日付及び取引先ごとに整理された電磁的記録の出力書面の提出に応じられる場合は検索要件不要

要件が一部緩和されたとはいえ、5,000万円超の会社については、取引先が多い場合は、電子保存の検索要件を満たす方が楽かもしれません。
 
（※２）令和5年税制改正大綱により、保存を行う者or直接監督する者の情報確認要件は廃止されました（電帳法施行規則第４条１項２号の廃止）
 

（３） 「データの真実性を担保する措置」の実務上の対応

データの真実性を担保する措置につき、実務上の対応を記載すると以下となります。
 

		実務上の対応
①	タイムスタンプが付されたデータを受け取る	×	取引先の対応のため、難しい。
②	データに速やかにタイムスタンプを付す	〇	一般的な会計ソフトであれば対応しているケースが多いが、有料の場合あり。
③	データの訂正・削除の記録が残るシステム又は訂正・削除ができないシステムを利用	△	データの保存だけではなく、訂正履歴の残るシステムのため、システム導入が必要。
④	訂正・削除の防止に関する事務処理規程の備付け	〇	国税庁HPにフォーマットあり。

 

（４） 猶予措置の創設（令和5年税制改正大綱）

下記の要件をすべて満たす場合は、令和6年１月１日以降も、電子取引の電子保存義務化が猶予されることとなっております。

①	保存要件に従って保存することができない相当の理由がある場合
②	所轄税務署長が相当の理由があると認めた場合
③	税務調査の際にダウンロードの求めに応じられる場合
④	税務調査の際に整然とした形式及び明瞭な状態で出力された書面の提示または提出の求めに応じられる場合

「相当の理由」の詳細発表は、令和5年1月時点ではまだありませんが、今後の動向に注視が必要です。
 

6. 電子データの保存期間

電子データの保存期間は、紙書類と同じく確定申告書の提出期限より7年間となります。
 

7. 実務上の選択

帳簿や決算関係書類、紙媒体で受領した取引書類は、従来通り紙媒体で保存することも認められている一方で、電子取引で受領した取引書類については、「猶予期間」が設けられましたが（令和5年税制改正大綱）、いずれは完全義務化になるものと想定されます。
 
電子取引については、「事務処理規定の作成」対応が一番簡単そうに見えますが、その場合でも、原則として、取引の訂正・削除が制限され、訂正・削除の際は、申請や承認が必要となる結果、逆に事務処理の手間が増える可能性もあります。実務的には、電子帳簿保存法の要件を満たす会計ソフトの導入により、強制適用される「電子取引」だけでなく、スキャナ保存・電子帳簿保存も活用し、ペーパーレス化によるメリットを最大限享受する方が、結果的には最も効率的なのかもしれません。

 

8. 参照URL

電子帳簿保存法 一問一答（電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係）　問7

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_01.pdf

電子帳簿保存法 一問一答（スキャナ保存関係）　問10

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

電子帳簿保存法 一問一答（電子取引関係）　問14

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
 

9. Youtube

 

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