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従業員が退職する場合、会社側は、従業員とのやり取りだけではなく、年金事務所や市役所等への書類提出など、さまざまな作業を行う必要があります。
 
今回は、退職時の「会社側の手続」につき、相手ごとにまとめてお伝えします。

 

1. 従業員(退職者自身)とのやりとり

 

(1) 退職者から回収するもの

  • 退職届(必須ではないが後々のトラブルを考えると、入手しておくのがベター)
  • 健康保険被保険者証(本人及び扶養家族分)
  • 社員証、セキュリティカード、作業着や通勤定期券など
  • 名刺やPC、会社携帯、取引先との書類、データなど

なお、退職時は、例外的に有給休暇の買取が認められています。取得しきれない有給休暇の買い取りを求められた場合は、会社と退職者で協議で金額を決定します。

 

(2) 退職者に渡すもの

 

離職票(雇用保険被保険者離職票1・2)
(希望する場合or59歳以上)
  • 退職者が「失業手当」をもらうときに必要な書類。
    本人が希望する場合に渡す(次の会社が決まっている場合は不要)。
    ⇒ まずは、本人に離職票が必要かどうか?を確認する。
  • ただし、退職者が59歳以上の場合は、本人の希望の有無にかかわらず「離職票」を交付しなければいけない。
雇用保険被保険者証
(会社が預かっている場合のみ)
  • 転職先が雇用保険の「被保険者番号」を確認するために提出が求められる書類
  • ない場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行可能。
源泉徴収票
  • 転職先で年末調整 or ご自身で確定申告する際に必要な書類。
健康保険被保険者資格喪失証明書(希望する場合)
  • 退職者が、国民健康保険への切替を行う場合に必要
年金手帳
(会社が預かっている場合のみ)
  • 20歳以上の公的年金制度(国民年金、厚生年金、船員保険)の加入者に交付される手帳。
    会社が預かっている場合は返却。
  • 社会保険事務所で再発行可能。
退職証明書
(希望する場合のみ)
  • 転職の場合、応募先の会社から提出が求められる場合あり。
  • 離職票などが手元にない場合の代替手段

 

2. ハローワーク関係(雇用保険)

 

提出書類 雇用保険被保険者資格喪失届
提出先 所管のハローワーク
添付書類
(離職票を希望する場合のみ)
・雇用保険被保険者離職証明書
・退職理由を確認できる書類(退職届など)
・労働者名簿(フォームは自由)
・賃金台帳(7か月分)
・出勤簿、タイムカードなど(12か月分、賃金支払基礎日数11日以上の月)
期限 退職日の翌日から10日以内

本人に離職票を渡す場合、まず会社からハローワークに離職証明書(雇用保険被保険者離職証明書)を提出する必要があります。
「離職証明書」は3枚セットになっており、まずは会社が作成の上、ハローワークに提出します。
その後、ハローワークから押印済のものが戻ってきますので、うち1枚は退職者に渡す離職票(離職票2)として代用可能です。

 

3. 年金事務所関係(社会保険)

 

提出書類 被保険者資格喪失届
提出先 所管の年金事務所
添付書類 健康保険被保険者証(本人及び扶養家族分。紛失した場合は「健康保険被保険者証回収不能・紛失届」)
期限 退職日の翌日から5日以内

なお、健康保険は、2年間を限度に任意継続も可能です。ただし、任意継続の場合は、全額従業員負担となりますので、負担額は、おおむね倍程度になります。

 

4. 市役所関係(住民税)

住民税を特別徴収している場合は、以下の書類の提出が必要となります(普通徴収の場合は不要。

 

提出書類 給与所得者異動届
提出先 退職者が居住する各市区町村
期限 退職日の翌月10日

 
前年分の住民税の徴収については、退職月によって手続きが異なりますので、ご注意ください。
 

退職月 住民税の徴収方法
1月~5月 原則、残り分を最後の給与から一括徴収(特別徴収は6月~5月)。
6月~12月 原則、退職月まで特別徴収。翌月から普通徴収切替
一括徴収の希望がある場合は、一括徴収月の翌月10日に納付。

 
再就職先が既に決まっていて、1カ月以内に次の会社に入社する場合、特別徴収を継続することができます
この場合、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を、退職する社員に渡し、退職社員が再就職先に提出します。
その後、新しい職場が、追加情報を記載し、退職翌月10日までに提出します。

退職した場合の住民税の手続については、別途こちらでまとめています。ご参照ください。
 

5. その他

  • 情報漏洩しない誓約
    取引先との情報などを社外に漏らされないよう、データはすべて返還したことや、情報漏洩しない誓約をもらっておく方がよいと思います。
  • PC・メールアカウント・社内システムのアクセス権停止
    サーバーやクラウドのアクセス権・PCなどのアカウントの削除を行います。

 

6. Youtube

 
YouTubeで分かる「従業員が退職した場合の会社側の手続は?」
 

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